Implementasi Aplikasi E-Arsip Surat Keluar Untuk Meningkatkan Tertib Administrasi di Kelurahan Plaju Darat

Abstract

Pengelolaan arsip surat keluar di Kelurahan Plaju Darat masih dilakukan secara manual sehingga sering menimbulkan masalah seperti pencarian arsip yang lama, risiko kehilangan dokumen, penomoran tidak tertib, dan keterbatasan ruang penyimpanan. Kondisi ini menghambat pelayanan administrasi. Kegiatan pengabdian ini bertujuan mengimplementasikan aplikasi e-arsip berbasis web untuk meningkatkan ketertiban, efisiensi, dan kecepatan pengelolaan arsip. Mitra kegiatan adalah aparatur kelurahan dan perangkat RT/RW dengan 35 peserta pelatihan. Pelaksanaan meliputi identifikasi masalah, analisis kebutuhan, perancangan, pengembangan, uji coba aplikasi, pelatihan, pendampingan, dan evaluasi. Proses dilakukan secara partisipatif melalui observasi, wawancara, FGD, dan praktik langsung. Hasil menunjukkan aplikasi berhasil diterapkan dan digunakan aktif. Secara kualitatif, sistem mempercepat pencatatan, meningkatkan ketertiban data, serta memudahkan pencarian dan pelaporan. Secara kuantitatif, waktu pencarian surat turun dari ±30 menit menjadi kurang dari 1 menit, kesalahan pencatatan berkurang signifikan, dan setidaknya tiga aparatur telah menguasai seluruh prosedur aplikasi. Kegiatan ini berdampak pada peningkatan kapasitas digital aparatur, modernisasi administrasi kelurahan, mendukung SDGs 9, serta berkontribusi pada pencapaian IKU perguruan tinggi.

Kata Kunci : E-arsip; Surat keluar; administrasi kelurahan